Birinci Bölüm
Genel Hükümler
Amaç ve Kapsam:
Madde 1- Bu yönetmelik Mudanya Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün görev ve çalışma esaslarını belirler.
Madde 2- Bu yönetmelik hükümleri Mudanya Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünde uygulanır.
Yasal Dayanaklar:
Madde 3- Bu yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
İkinci Bölüm
Organizasyon Yapısı:
Madde 4- Yazı İşleri Müdürlüğü bir müdür yönetiminde:
- Encümen, Meclis, Yazı İşleri Gelen-Giden Evrak Memurluğu
- Personel Şefi
- Evlendirme Memuru
- Genel Arşiv Sorumlusundan oluşmaktadır.
Üçüncü Bölüm
Yazı İşleri Müdürlüğünün Temel Görevi:
Madde 5- Meclis ve Encümen Toplantılarını organize etmek, toplantılarda alınan kararları dökümante ederek dağıtımını gerçekleştirmek, Başkanlık yazışmalarını yapmak, arşiv yönetimine ilişkin faaliyetleri organize etmek.
Yazı İşleri Müdürünün Görevleri:
Madde 6- Meclis ve Encümen Toplantılarının organize edilmesi ve ilgili kalemlerin bu toplantılara katılmalarını koordine etmek.
Madde 7- Meclis ve Encümen Toplantılarında görüşülen konulara ilişkin karar yazılarının hazırlanmasını, dağıtılmasını ve dosyalanmasını sağlamak.
Madde 8- Yeni kardeş şehir ilişkilerinin oluşturulması ve mevcut kardeş şehir ilişkilerinin sürdürülmesine ilişkin faaliyetleri koordine etmek.
Madde 9- Kanun, kanun hükmünde kararname, tüzük ve dış kaynaklı yönetmeliklerin temin ve dağıtım faaliyetlerinin gerçekleştirilmesini koordine etmek.
Madde 10- Müdürlüğe gelen ve müdürlükten çıkan evrakların kayıt altına alınmasını sağlamak.
Madde 11- İş ve bilgi akşını etkinlik ve prensiplerine göre planlamak. Üst ve alt kademelere gerekli bilgilerin zamanında ulaşmasını sağlamak.
Madde 12- Hiyerarşik kademelere uymak, kademe atlamamak, atlanmasını önlemek.
Madde 13- Astlarının arasında ve görevinin gerektirdiği tüm birimlerle koordinasyonu kurmak ve geliştirmek.
Madde 14- Sorumluluğu altındaki tüm işleri ve çalışanları denetlemek ve gerekli yönlendirmeleri yapmak.
Madde 15- Takım ruhunun gelişmesi ve toplu başarıların artmasını sağlayıcı çözümler üretmek.
Encümen, Meclis, Yazı İşleri Gelen-Giden Evrak Memurluğu:
Madde 16- Encümen Toplantılarında evraklarının görüşülmesini isteyen müdürlüklerin getirdiği evrakları teslim almak.
Madde 17- Müdürlüklerden gelip teslim alınan encümen konularının Encümen Toplantılarında görüşülmesini sağlamak.
Madde 18- Encümen Toplantılarına katılmak. Geçen toplantıda görüşülen kararların imzalanmasını sağlamak.
Madde 19- Encümen Toplantısının bitiminden sonra gündem maddeleri ile ilgili notları referans olarak görüşülen konuların sonuçlarını encümen karar defterine işlemek.
Madde 20- Encümen karar yazılarını hazırlamak, çoğaltmak ve ilgili kişilere imzalatarak dağıtımını gerçekleştirmek.
Madde 21- Meclis Üyelerinden seçilen Encümen Üyelerinin huzur hakkı ücretlerinin ödenmesini sağlamak amacı ile Hesap İşleri Müdürlüğüne aylık olarak bilgi yazısını göndermek.
Madde 22- Belediye içi toplantı- görüşmelerde bölümünü temsil etmek.
Madde 23- Bölümü ile ilgili kalite kayıtlarının tutulmasını, saklanmasını, bakımını sağlamak.
Madde 24- Sorumlu olduğu işlerin tam zamanında,etkin ve ekonomik şekilde yürütülmesini sağlamak.
Madde 25- Ekonomik, teknolojik, sosyal gelişmeleri izlemek ve uygulamak.
Madde 26- İş ve bilgi akışını etkinlik ve verimlilik prensiplerine göre planlamak. Üst kademelere gerekli bilgilerin zamanında ulaşmasını sağlamak.
Madde 27- Hiyerarşik kademelere uymak, kademe atlamamak.
Madde 28- Görevinin gerektirdiği tüm birimlerle koordinasyonu kurmak ve geliştirmek.
Madde 29- Sorumluluğu altındaki tüm işleri yapmak.
Madde 30- Meclis Toplantılarında evraklarının görüşülmesini isteyen müdürlüklerin getirdiği dosyaları teslim almak.
Madde 31- Müdürlüklerden ve komisyonlardan teslim alınan dosyalarla Meclis Toplantısının gündemini hazırlamak.
Madde 32- Meclis Toplantısının gündemini ilgili yerlere tebliğ etmek ve gündemin bir yerel gazetede ilan edilmesini sağlamak.
Madde 33- Meclis Toplantılarına katılmak. Toplantıda gündem maddelerinin görüşülmesi esnasında konuşmaları kayda almak ve toplantı sırasında kasetteki konuşmaları çözerek zabıt oluşturmak.
Madde 34- Meclis Toplantısının bitiminden sonra karar özetlerini hazırlamak, bilgi ve ilan amacıyla ilgili yerlere göndermek.
Madde 35- Meclis Toplantısında görüşülüp kesinleştirilen bir önceki toplantı zaptının kararlarını yazmak ve dosyalamak.
Madde 36- Resmi veya özel kurumlardan gelen yazıları Yazı İşleri kayıt gelen defterine işlemek. İlgili birimlere zimmetle dağıtımını yapmak.
Madde 37- Gelen dilekçeleri Yazı İşleri kayıt dilekçe defterine işlemek. İlgili birimlere zimmetle dağıtımını yapmak.
Madde 38- Yazı İşleri Müdürlüğüne ait evrakları müdürlükten çıkış yaparken Yazı İşleri kayıt giden defterine işlemek, ilgili birimlere zimmetle dağıtımını yapmak, Belediye dışında bir yere gönderilecekse postalamak.
İnsan Kaynakları:
Madde 39- 657 sayılı Devlet memurları Kanununa ve 1475 sayılı İş Kanununa tabi olarak çalışan Belediye personelinin özlük dosyalarını tutmak .
Madde 40- Memur personelin kademe ilerlemesi, derece yükseltilmesi, emekli keseneği yükseltilmesi ve intibak işlemlerini yapmak.
Madde 41- Tüm personelin izin ve emeklilik işlemlerinin yapılmasını sağlamak.
Madde 42- Memur personelin sicil raporlarını tutmak, zamanında doldurulmasını sağlamak, olumsuz sicil alan personelin uyarılmasını sağlamak.
Madde 43- Personel işe alım faaliyetlerini yürütmek.
Madde 44- Kurum içi ve kurumlar arası nakil yapılacak personelin gerekli işlemlerini yürütmek.
Madde 45- Kadro ihtiyaçlarını tespit etmek, kadro şema ve cetvellerinin hazırlanarak onaylanmasını sağlamak.
Madde 46- Geçici işçi vizelerinin taleplerini yapmak.
Evlendirme Memurunun Görevleri:
Madde 47- Evlenmek isteyen kişilerin başvuru işlemlerini yürütmek, Belediye Başkanı adına vekaleten nikah akdini gerçekleştirmek ve evlenmenin aile kütüklerine tescil edilmesini sağlamak.
Madde 48- Birbiri ile evlenmek isteyen kişilerin kabul edilmesini ve evlenme dosyasının hazırlanmasını koordine etmek.
Madde 49- Başvuruda bulunan kişilerin künyelerinin aile kütüğüne uygun olup olmadığının ve evlenmelerine engel bir halin bulunup bulunmadığının incelenmesi için gerekli faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak.
Madde 50- Evlenmek için başvuran yabancı uyruklu bayan veya erkeğin TC vatandaşlığına geçmek istemesi durumunda gerekli faaliyetlerin gerçekleştirilmesini koordine etmek.
Madde 51- Belirlenen nikah gününde nikah akdini gerçekleştirmek.
Madde 52- Evlenen çiftler için evlenme cüzdanının hazırlanması.
Madde 53- Evlenme akdinin ilçe Nüfus Müdürlüğüne bildirilmesi ve aile kütüklerine tescil edilmesini sağlamak.
Madde 54- Nikah akdi gerçekleştirilen çiftlere ait bilgilerin, istatistiki bilgilerin oluşturulabilmesi için Devlet İstatistik Enstitüsüne gönderilmesini sağlamak.
Madde 55- Denetimler esnasında İlçe Nüfus Müdürlüğü yetkililerine gerekli kolaylığın gösterilmesini ve bu yetkililerce istenen kütük, dosya ve belgelerin denetime hazır halde bulundurulmasını sağlamak.
Madde 56- İlgili kayıtların tutulmasını, saklanmasını sağlamak.
Genel Arşiv Sorumlusunun Görevleri:
Madde 57- Bölümler tarafından kayıt kapsamına alınan arşiv malzemelerini tasniflemek, saklamak ve kayıtlarını tutmak.
Madde 58- Arşiv malzemelerini her türlü zararlı etki ve unsurlardan (yangın, hırsızlık, nem, su baskını, toz, her türlü hayvan ve haşaratın tahribatı vb.) korumak için gerekli önlemleri almak.
Madde 59- Arşiv malzemelerine ulaşılmasını kolaylaştırmak için listelerini tutmak ve yönetmeliklere uygun olarak dosyalamak.
Madde 60- Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen arşiv malzemelerini ayıklama ve imha komisyonunda görev almak.
Sivil Savunma Memurunun Görevleri:
Madde 61- Sivil savunma planlarını hazırlamak ve ilgili kurumlar tarafından onaylanmasını sağlamak.
Madde 62- Planlanan sivil savunma faaliyetlerinin ilgililerle işbirliği içerisinde uygulanmasını ve takibini sağlamak.
Madde 63- Sivil savunma görev hizmetleri ile ilgili konular hakkında Belediye personeli ve mahalli sivil savunma müdürlük, uzmanlık ve memurlukları ile irtibat ve işbirliğinde bulunmak.
Madde 64- Mahalli Mülki İdare Amirlikleri ile bağlı veya denetimlerine tabi bulundukları üst makamlardan gönderilen sivil savunma ile ilgili emir, talimat ve direktiflerin yerine getirilmesini sağlamak.
Madde 65- Sivil savunma tesis, teçhizat ve malzeme ihtiyaçlarını temin etmek, mevcut olanların bakımlarının yapılmasını ve muhafaza edilmesini sağlamak.
Madde 66- İlgili kayıtların tutulmasını, saklanması sağlamak.
Dördüncü Bölüm
Madde 98- Yazı İşleri Müdürü 5393 sayılı Belediye Kanunu ile diğer kanun ve yönetmelikler ile proje plan, program ve prosedürlerde belirtilen ödevler ve sorumluluklar ile kendisine yukarıda verilen görevlerin mevzuata uygun olarak yapılmasından yetkili ve Belediye Başkanına karşı sorumludur.
Madde 99- Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı personelin kendisine verilen görevlerin mevzuata uygun olarak yapılmasından yetkili ve Yazı İşleri Müdürüne karşı sorumludur.
|
